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Los espacios flexibles guían el futuro de las oficinas

La pandemia y, en concreto, el confinamiento hicieron que muchos se replantearan la vigencia de las oficinas como lugar de trabajo. Sin embargo, pese al auge del trabajo a distancia, la noticia de la muerte de la oficina –como diría Mark Twain– fue una exageración. De hecho, los espacios flexibles, diseñados para acomodar el trabajo híbrido, han comenzado a transformar el segmento de las oficinas. 

Durante el confinamiento, el número de teletrabajadores habituales llegó al 15,3% en España. Es una ratio considerable, teniendo en cuenta que en marzo de 2020 el 74,5% de las personas adultas nunca había trabajado a distancia. En el cuarto trimestre de 2021, solo el 7,9% de los ocupados (algo más de 1,5 millones de personas) trabajaron desde su domicilio más de la mitad de los días. 

Sin embargo, el teletrabajo ocasional está hoy en el 5,6%, tras permanecer un año estable. Este dato ayuda a explicar que, si bien las oficinas están muy vigentes, es necesario adaptarlas para dar cabida a estos trabajadores que, en número creciente, quieren combinar presencialidad y distancia. Los espacios flexibles son uno de los principales argumentos de las empresas en este sentido. 

¿Qué son los espacios flexibles?

No hay una definición canónica, pero, siguiendo a WeWork, podríamos decir que las oficinas flexibles son un tipo de espacio de trabajo diseñado para ofrecer a los empleados diferentes lugares y diferentes maneras de trabajar. Es lo que también suele denominarse como coworking, un método organizativo que hoy emplean empresas de todo tipo, sin importar el tamaño o el número de empleados.

Entre las características de esta modalidad encontramos la flexibilidad de horario. Típicamente, no todos los empleados entran a la misma hora, pero sí coinciden gran parte del tiempo: es lo que se conoce como horario escalonado (staggered hours, en inglés). Los espacios flexibles permiten trabajar en diferentes puntos de la oficina, en función de la tarea concreta. La combinación con el teletrabajo significa que hay menos personas a la vez en la oficina, lo que abre la puerta a optimizar el espacio disponible y reducir costes.

Inversión y contratación

A mediados de 2021 el interés inversor por las oficinas recuperó el ritmo, tras las caídas durante la pandemia. Ahora bien, como muestra Cushman & Wakefield (CW), “la incertidumbre sobre el futuro de las necesidades de espacio ha llevado a algunos ocupantes a dudar a la hora de comprometerse a largo plazo”. Las oficinas flexibles son una solución “a corto plazo (y posiblemente a medio plazo) para ayudarles a equilibrar sus porfolios”. 

Antes de la pandemia, los ocupantes exploraban un mix que, en los casos más agresivos, era del 70/30, siendo el 70 el porcentaje dedicado al espacio convencional con arrendamientos a largo plazo y 30, al flexible. Hoy, a tenor del informe de CW, es posible que las proporciones varíen hacia “60/40 o incluso 50/50”. 

Según los datos recabados internamente por Savills, en el 85% de los edificios de oficinas la presencialidad está entre el 75 y el 90%. “Eso quiere decir que el margen que tenemos hasta el 100% es lo que nos deriva a este tipo de espacios, que es la flexibilidad”, explica Mamen Fernández, directora de Desarrollo de Negocio Property Management en Savills. El interés por estos nuevos espacios se está reflejando también en la contratación. Según JLL, a mediados de 2021, el 41% de los propietarios de edificios de oficinas afirmaba que, en el futuro, incrementaría su uso de espacios flexibles. 

El trabajo híbrido no es una moda

En España, los números parecen confirmar esta tendencia. De nuevo según JLL, en 2021 los espacios flexibles de oficinas alcanzaron los 13.849 m2 en Madrid y los 10.893 m2 en Barcelona, lo que representa un 4% del total contratado durante el año pasado –frente al 2% que representó en 2020–. “La media de los contratos de los espacios flex está por encima del año”, apunta Mamen Fernández, lo que supone una fuente de ingresos estable y por ello atractiva para propietarios e inversores. “Mitigando el riesgo de gestión podemos alcanzar rentas (euro por metro cuadrado) el 30% más altas de lo que sería el alquiler tradicional”, señala la directiva de Savills.

En Urbanitae ya estamos trabajando en la transformación de espacios para adaptarlos a la nueva realidad del trabajo híbrido. El proyecto The Haus, ubicado en el barrio de la Sagrada Familia de Barcelona –y el primero de nuestra colaboración con Psquared–, ha sobrepasado nuestras expectativas.

Lo que parece claro es que los espacios flexibles han venido para quedarse: según el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (Ontsi), España ha pasado en dos años de ser el país europeo con menor implantación de teletrabajo a ser el tercero con mayor preferencia por esta modalidad (el 83,7% desearía teletrabajar de alguna manera). Atraer y retener el talento en este contexto precisará más flexibilidad, también en el diseño de las oficinas.

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